Jak zlecać zadania?

Wybranie skutecznej taktyki dotyczącej realizacji zadań służbowych to lepsza metoda dochodzenia do celów. Na początek w naszej pracy w przypadku każdego projektu, niezależnie od branży, w jakiej działamy, postawione są cele. Potem trzeba je zaplanować. Niestety nie zawsze możemy dysponować odpowiednią ilością czasu, aby zrealizować wszystko samodzielnie. Dla tego jedna z ważniejszych kwestii będzie zlecanie zadań pracownikom. Nie może się to jednak odbywać chaotycznie, ponieważ zawsze trzeba brać pod uwagę ich kompetencje oraz doświadczenie. Trudno jest sobie wyobrazić, że wszystkie projekty i poszczególne zadania będziemy w stanie wykonać samodzielnie szczególnie wtedy, jeżeli prowadzimy duży biznes.

Z ambicjami nie można przesadzać?

Ambicja naturalnie jest czymś jak najbardziej pozytywnym. Stawianie sobie poprzeczki coraz wyżej prowadzi do rozwoju zawodowego, ale trzeba z drugiej strony podchodzić do takich kwestii racjonalnie. Dlatego nawet najbardziej uzdolnieni menedżerowie lub właściciele firm nie powinni wychodzić z założenia, że wszystkie zadania można zrealizować samodzielnie. W efekcie pojawią się problemy z terminowością. Poza tym działanie pod presją czasu to pośpiech, a wówczas pojawić się mogą błędy nawet w przypadku największych profesjonalistów. Innymi słowy, wszystkiego po prostu sami nie zrealizujemy. Dlatego trzeba się nauczyć delegować zadania. Jak to jednak zrobić?

Czy wszystkim pracownikom można zlecać takie same zadania?

Priorytetem jest znalezienie zaufanych ludzi w firmie, którym rzeczywiście można powierzyć konkretne zagadnienia. Dlatego kluczowe będzie dobranie poziomu trudności poszczególnych zadań, które powinny być dopasowane do umiejętności tych lub innych pracowników. Poza tym musimy także pozostawić im pewną swobodę. W końcu inni ludzie to nie roboty, a dodatkowo takie podejście to większe zaangażowanie z ich strony i pobudzanie kreatywności. Niemniej ważne również będzie proste, ale także precyzyjne instruowanie odnośnie wyznaczonych celów. Istotna będzie także ocena po zrealizowaniu już samego zadania. Trzeba bardzo jasno zakomunikować, co można wykonać lepiej, a co zostało zrobione rzeczywiście bardzo dobrze. Pochwały są tak samo ważne jak krytyka.

Przekazywanie zadań w praktyce

Kluczowy więc jest punkt wyjścia, a więc celem jest tu ułatwienie całej pracy i odciążenie. Ważne jest kontrolowanie postępów, ale w żadnym razie nie należy odbierać pracy zespołowi. Pracownicy muszą działać maksymalnie swobodnie, jeśli to możliwe. Koncentrujemy się także na przekazywaniu szczegółów zadań.

Wcześniej trzeba też ocenić, który konkretnie zakres zadań nadaje się w pierwszej kolejności do przekazania do realizacji. Te najprostsze zadania spokojnie można zlecać innym osobom, a to może być na przykład uzupełnianie danych lub jakieś proste wyliczenia. Z kolei czynności, które będą wymagać bardziej odpowiedzialnych decyzji, wymagać będą znalezienia osób bardziej kompetentnych. Tu niekoniecznie każdy pracownik stanie na wysokości zadania.

Podsumowując, sposób przekazywania zadań najprościej określić w kilku podpunktach:

• zdecydowanie, jakie zadania możemy przekazać
• wybór osób dopasowanych do poszczególnych zadań
• poinformowanie o szczegółach zadania i wyjaśnienie jego celu
• pozostawienie dużej swobody, na przykład przy wyborze metody realizacji zadania
• rzeczowa ocena zadania

Autor: Katarzyna Kluczyk

Zobacz też:

Krajowy system e-Faktur – co to jest?