Jak usprawnić procesy księgowe w firmie?

Prowadzenie księgowości jest obowiązkiem każdej firmy. Właściciel może zajmować się tym na własną rękę, zatrudnić pracownika lub powierzyć sprawy finansowe biuru rachunkowemu. Bez względu na to, kto będzie za to odpowiedzialny, przyda mu się dobry program księgowy.

Dział księgowy jest bardzo ważny, nawet jeśli nie wiąże się z bezpośrednią działalnością firmy. Jego funkcjonowanie wpływa na efektywność innych komórek, pozwala zaplanować cele strategiczne i określić, czy finanse przedsiębiorstwa w dobrej kondycji. Do tego wszystkie dokumenty i pliki przesyłane do urzędów muszą być zgodne z prawem. Stawiając na dopracowany program księgowy, można wiele procesów zautomatyzować i sprawić, że praca związana z księgowością będzie zajmować znacznie mniej czasu niż do tej pory.

Stawiamy na efektywność i automatyzację!

W księgowości jest mnóstwo czynności, które są powtarzalne. Zajmują czas, który w rzeczywistości można byłoby poświęcić na coś innego. Comiesięcznie wystawiane faktury, ewidencja środków trwałych, generowanie dokumentów do urzędów to nieraz czasochłonne czynności. W programach księgowych są funkcje, które nie tylko pozwalają na przejrzyste prowadzenie dokumentacji, ale też mają gotowe wzory, szablony, dzięki którym wszystko przebiega znacznie sprawniej. Aby zwiększyć wygodę pracy, sprawdźmy, czy wybrane oprogramowanie pozwala na pracę zdalną.

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię – zmiany w przepisach. Najlepiej od razu skoncentrować się na intuicyjnym oprogramowaniu, do którego w razie konieczności mamy w terminie niezbędne aktualizacje bez konieczności ciągłego monitorowania prawa. To również przełoży się na znaczną oszczędność czas. Ponieważ wkrótce obowiązkowa będzie faktura elektroniczna, już teraz lepiej zaopatrzyć się w rozwiązanie pozwalające na jej generowanie. Na razie jest to nieobowiązkowe, jednak już w przyszłym roku się to zmieni.

Może system ERP?

Jak widać przemyślany program księgowy może się okazać nieocenionym wsparciem. Jednak można pójść o krok dalej i zainteresować się systemami ERP. To kompleksowe oprogramowanie służące do zarządzania całym przedsiębiorstwem, a część przeznaczona dla księgowości jest jednym z modułów wchodzących w skład całego systemu. W zależności od tego, w czym się specjalizujemy, moduły będą inne. Poza księgowością może być moduł przygotowany pod kątem pracy działu handlowego, magazynu, produkcji, kadr i wielu innych. Z powodzeniem może zastąpić różne inne programy.

Moduły mają takie same funkcjonalności jak poszczególne programy, ale mają nad nimi przewagę w postaci jednej wspólnej bazy danych dla całej firmy. To znacząco ułatwia komunikację, przepływ dokumentów, robienie zaawansowanych analizy i wiele innych. Jakie korzyści wiążą się z tym z perspektywy księgowego? Przykładowo ma natychmiastowy wgląd w dokumenty działu kadr, faktury sprzedaży albo zamówienia magazynu. Jednym z programów tego rodzaju jest enova365. To elastyczne rozwiązanie, przy którym nie tylko od razu dopasujemy moduły i funkcje do naszych potrzeb, ale w razie konieczności będziemy mogli je rozbudować.