Co to jest faktura uproszczona i kiedy się ją wystawia?

Kiedy mówi się o fakturach, zazwyczaj mamy na myśli „standardowe” faktury VAT. Nie jest to jednak jedyny dopuszczalny wariant, ponieważ w praktyce stosuje się także takie rozwiązania jak np. faktura uproszczona. Co to jest i kiedy należy ją wystawić? Zostań z nami, a poznasz podstawowe informacje w tym temacie.

Z naszego tekstu dowiesz się m.in. tego:

• czym jest faktura uproszczona?
• do jakiej kwoty wystawia się faktury uproszczone?
• czym faktura uproszczona różni się od zwykłej faktury VAT?

Miłej lektury!

Faktura uproszczona – co to jest?

Ustawa o VAT zawiera katalog informacji, które absolutnie muszą znaleźć się na prawidłowo wystawionej fakturze – ta dość obszerna lista została przedstawiona w art. 106e. Jeśli dokument ich nie posiada, to nie jest sporządzony poprawnie, co oznacza, że nie może być on przedmiotem obrotu.

Warto wiedzieć – ustawa o VAT Kwestie dotyczące sposobu, w jaki wystawia się faktury uproszczone, a także informacji, jakie powinny się w niej znaleźć, zostały opisane w ustawie z dn. 21 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Jednym z kluczowych zapisów w tej kwestii jest art. 106e.

 

A jak wygląda to w przypadku faktury uproszczonej? Cóż, jak sama nazwa wskazuje, jest to dokument… uproszczony. Taki stan rzeczy oznacza, że nie musi on zawierać tak szczegółowych informacji.

Faktura uproszczona musi mieć takie dane, które pozwalają przedsiębiorcom określić wartość podatku VAT. Ponadto, należy zamieścić na niej takie dane jak:

• data wystawienia oraz dokonania dostawy/wykonania usługi,
• data otrzymania zapłaty – w sytuacji, gdy jest ona inna niż data wystawienia dokumentu,
• kolejny (tzn. nadawany systematycznie), unikalny numer faktury,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz nabywcy,
• krótki opis przedmiotu transakcji, tzn. towaru lub usługi,
• kwota należności ogółem.

W praktyce fakturą uproszczoną jest np. paragon fiskalny wystawiany w markecie budowlanym czy sklepie spożywczym, w którym przedsiębiorca kupuje „na firmę” artykuły biurowe, materiały przeznaczone do remontu biura itp. Ważne jest jednak, by na takim paragonie pojawił się numer NIP nabywcy – trzeba o tym powiadomić sprzedawcę jeszcze przed zakupem.

Warto wiedzieć – faktura uproszczona numer Jeśli chodzi o numer faktury uproszczonej, to jest nim oznaczenie paragonu fiskalnego.

 

Czego nie musi zawierać faktura uproszczona?

Jak już wspomnieliśmy, w ustawie o VAT znajduje się lista informacji obowiązkowych. Jeśli porównasz ją z katalogiem, który przedstawiliśmy powyżej, z łatwością stwierdzisz, że zapisy ustawowe są obszerniejsze.

Zastanówmy się zatem, jakie informacje nie muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej? Zgodnie z przepisami do tej grupy zalicza się m.in.:

• dane nabywcy (podatnika) towarów i/lub usług – na fakturze uproszczonej nie ma obowiązku umieszczania nazwy przedsiębiorstwa kupującego czy adresu siedziby działalności gospodarczej,
• określenie miary/ilości/wagi towaru czy zakresu wykonanych usług.

Oczywiście, faktura uproszczona może zawierać te elementy – są one dobrowolne.

Ponadto, z dokumentu powinien wynikać podział na kwoty netto i podatek VAT z uwzględnieniem podziału na różne stawki.

Faktura uproszczona a podatek dochodowy i VAT

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorców w toku prowadzenia działalności gospodarczej można odliczać od podstawy opodatkowania – oczywiście, o ile koszty te są związane z danym biznesem. A jak wygląda sytuacja w przypadku faktur uproszczonych? Cóż, nie ma tu żadnych odrębnych zasad. Koszty udokumentowane za pomocą faktury uproszczonej mogą stanowić:

• w części netto – koszty uzyskania przychodu w świetle podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) lub prawnych (CIT),
• w części VAT – VAT naliczony.

Podobnie przedstawia się sytuacja z księgowego punktu widzenia. Faktura uproszczona również jest ewidencjonowana jako koszt w:

• Księdze Przychodów i Rozchodów
• pełnych księgach rachunkowych.

To, do jakiej kategorii (np. zużycie materiałów i energii itp.) zostanie zaliczony wydatek z uproszczonej faktury, zależy oczywiście od tego, jakiego towaru lub usługi dotyczy dany zakup.

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku standardowych faktur, ich uproszczone odpowiedniki również muszą być wystawione w ustawowym terminie, tzn. do 15. dnia następnego miesiąca i nie wcześniej niż na 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru wykonaniem usługi.

Faktura uproszczona – kiedy się ją wystawia?

Jako obecny lub przyszły przedsiębiorca chcesz zapewne wiedzieć, kiedy możliwe jest wystawienie faktury uproszczonej. Podobnie jak inne sprawy związane z tym dokumentem, również informacje na ten temat znajdują się w ustawie o VAT.

Jednym z decydujących czynników w tej sytuacji jest wartość transakcji. Zastanawiasz, się, jakie są aktualne zasady w tej kwestii? Jeśli tak, to nie musisz wpisywać w przeglądarce hasła „faktura uproszczona – do jakiej kwoty?”, ponieważ jesteś w miejscu, w którym znajduje się odpowiedź na to pytanie. Otóż, fakturę taką można sporządzić w sytuacji, gdy kwota transakcji nie przekracza wartości 100 euro lub 450 zł. Powyżej tego limitu obowiązkowo stosuje się standardowe faktury VAT.

Warto wiedzieć! Faktura uproszczona może być wystawiona przez przedsiębiorcę niezależnie od tego, czy jest on czynnym podatnikiem VAT, czy też korzysta ze zwolnienia. Podmioty zwolnione z VAT również mają prawo wystawiać faktury uproszczone – najważniejszym kryterium jest kwota 100 euro lub 450 złotych.

 

Rzecz jasna, jeśli weźmiemy pod uwagę inflację z ostatnich kilku lat, okazuje się, że próg ten w 2023 r. znacznie łatwiej przekroczyć. W związku z tym można się spodziewać, że w przeciągu kilku następnych lat limit kwotowy zostanie podniesiony o kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt procent – podobnie stało się w 2023 r. w przypadku kilometrówki czy diet pracowniczych.

Warto wiedzieć! Wystawianie faktur uproszczonych nie jest obowiązkiem podatnika – cały czas mówimy o prawie do wystawiania takiego dokumentu.

Kto nie może wystawiać faktur uproszczonych?

Próg wartościowy to nie jedyne ograniczenie, jeśli chodzi o faktury uproszczone. Dokumentu tego nie mogą wystawiać również ci przedsiębiorcy, którzy w ramach prowadzonej działalności biznesowej dokonują transakcji w postaci:

• sprzedaży wysyłkowej z terytorium lub na terytorium kraju,
• WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (tzn. dostawy w obrębie UE),
• eksportu usług – przez eksport rozumie się dostawę towarów na teren kraju, który nie jest państwem członkowskim Unii Europejskiej,

A zatem, wystawianie faktur uproszczonych nie dotyczy tych przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji na szczeblu międzynarodowym.

Faktura uproszczona 2023 rok – czy coś się zmieniło?

Ostatnie lata to czas wielu ważnych zmian w prawie podatkowym – niektóre z nich można śmiało określić jako rewolucyjne. Jeśli jednak obawiasz się, że dużych modyfikacji dokonano również w odniesieniu do faktur uproszczonych, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość – póki co, nic w tej kwestii się nie zmieniło. Obowiązujące dotychczas zasady dotyczące progu kwotowego czy wymaganych danych pozostają na dotychczasowym poziomie.

 

 

Autor: Emil Zelma