Dane w biznesie – dlaczego analiza informacji może pomóc w osiągnięciu sukcesu rynkowego?

Osiągnięcie sukcesu biznesowego nie jest prostym zadaniem. Aby móc zrealizować ten cel, przez dziesięciolecia konieczne było posiadanie oraz umiejętne wykorzystanie takich atutów jak np. kapitał finansowy, opracowana technologia, kontakty czy wiedza branżowa. Wydaje się jednak, że w XXI wieku przewagi te mogą okazać się niewystarczające – potrzebna jest również analiza danych na temat przedsiębiorstwa i jego otoczenia. Dlaczego jest to takie ważne?

Dane biznesowe – co to takiego? Dane a informacje

Dane to zapisy, które zazwyczaj przybierają postać liczbową, procentową itp. Umożliwiają one charakterystykę danego zjawiska.

Warto przy tym zauważyć, że dane biznesowe to nie to samo, co informacje. Te pierwsze muszą zostać przetworzone, by były łatwe w interpretacji jako informacje.

Dane przetwarza się podczas codziennej pracy takich specjalistów jak na przykład:

• analityk biznesowy,
• księgowy,
• dyrektor finansowy,
• specjalista ds. rachunkowości zarządczej (controllingu),
• właściciel przedsiębiorstwa.

Do danych zalicza się np. rejestry sprzedaży, kosztów i wynagrodzeń, zapisy dotyczące przeterminowanych faktury itp. Takie zestawienia to cenne źródło danych na temat organizacji biznesowej, ale są one zazwyczaj przedstawiane w postaci bazodanowej – ich odczytanie oraz analiza może być zadaniem żmudnym i czasochłonnym, a czasem nawet niemożliwym.

To właśnie dlatego pozyskane dane biznesowe przetwarza się na różne sposoby, np. agregując je, zestawiając z uśrednionymi wartościami, ustalając, jakie są najwyższe, najniższe czy najczęściej występujące wartości. Uzyskane w ten sposób wnioski są określane jako informacje biznesowe.

Poniżej znajdują się przykładowe dane oraz informacje biznesowe:

Dane biznesowe	Informacje biznesowe
Sprzedaż w 2020 roku: 100 000 zł, sprzedaż w 2021 roku: 150 000 zł	Wzrost sprzedaży w okresie 2020-2021 wyniósł 50%
Zarobki: pracownik X = 2 000 zł, pracownik Y = 3 000 zł, pracownik Z = 4 000 zł	Największe zarobki osiągnął pracownik Z, zaś najniższe pracownik X
Koszty czynszu w roku X wyniosły 30 000 zł, pozostałe koszty: 20 000 zł	Na nakłady inwestycyjne wyniosły w roku X złożyły się koszty z tytułu najmu lokalu oraz pozostałe wydatki – łącznie wyniosły one 50 000 zł
Zysk firmy X = 300 000 zł, zysk firmy Y = 400 000 zł	Firma Y zarobiła w danym okresie o 100 000 zł (33%) więcej niż przedsiębiorstwo X

Jak widać, dane biznesowe – choć ważne – mogą jednak okazać się niewystarczające. Oprócz tego konieczne bowiem jest ich prawidłowe odczytanie oraz interpretacja. Dopiero wówczas, tzn. gdy uzyskamy na ich podstawie informacje biznesowe, możemy podjąć odpowiednie decyzje.

Jakie rodzaje danych wykorzystuje się w przedsiębiorstwie?

„Dane biznesowe” nie są pojęciem jednorodnym. Według jednego z podejść dzieli się je na następujące kategorie:

• dane finansowe,
• dane ekonomiczne (pozafinansowe),
• dane rynkowe,
• dane makroekonomiczne.

Dane finansowe

Bez wątpienia dane finansowe to jedna z najważniejszych kategorii w tym podziale. Taki stan rzeczy wynika z prostego faktu: pokazują one, czy prowadzona przez nas działalność biznesowa jest rentowna oraz jakie jest ryzyko upadłości przedsiębiorstwa.

Dane finansowe czerpie się przede wszystkim z systemów ewidencji księgowej firmy. To właśnie na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych można pozyskać rejestry kosztów, przychodów ze sprzedaży itp. Dane księgowe nie zawsze rzetelnie oddają to, w jakiej kondycji znajduje się firma, ale mają one jedną zasadniczą zaletę: księgowość należy prowadzić zgodnie z przepisami prawnymi. W związku z tym dane dla różnych firm będą porównywalne.

Oprócz tego stosuje się – ma to miejsce w szczególności w większych przedsiębiorstwach – systemy rachunkowości zarządczej, w ramach których dzieli się koszty i przychody na różne sposoby. Dzięki temu możliwa jest analiza finansów firmy w różnych przekrojach. Dzięki temu można zbadać m.in. następujące obszary:

• płynność – ważnym obszarem analizy finansowej jest płynność rozumiana jako relacja aktywów obrotowych (gotówka, zapasy itp.) do zobowiązań krótkoterminowych. Płynność przedsiębiorstwa jest niezwykle ważna, ponieważ jej brak stwarza ryzyko upadłości przedsiębiorstwa,
• rentowność – określa się ją jako stosunek zysku do osiąganych przychodów. Ogólna zasada w tym zakresie jest bardzo prosta – im wyższa jest stopa rentowności, tym lepiej świadczy to o zdolności przedsiębiorstwa do rozwoju,
• zadłużenie – poziom zadłużenia ustala się jako relację zaciągniętych zobowiązań do majątku przedsiębiorstwa. Ważna jest nie tylko wysokość długów, ale także ich struktura. Generalnie, zwraca się wówczas uwagę na to, jaką część zadłużenia stanowią zobowiązania krótkoterminowe. Jeśli w danej firmie są znaczne zobowiązania wymagalne w krótkim okresie, trzeba odpowiednio zaplanować środki na ich pokrycie,
• rotacyjność – rozumie się przez to tempo, w jakim rotują należności, zobowiązania oraz zapasy. Im szybsze jest tempo rotacyjności, tym sprawniej działa jednostka.

Analiza finansowa jest jednym z głównych obszarów, w których wykorzystuje się dane biznesowe. Pozwala ona ocenić, jaka jest kondycja badanego przedsiębiorstwa oraz z jakimi zagrożeniami należy się liczyć. Jeśli stan finansów firmy pogarsza się – analiza finansowa z pewnością to wykaże. Można dzięki niej poznać również takie obszary jak:

• wysokość i struktura kosztów,
• źródła przychodów.

Dane ekonomiczne (pozafinansowe)

Dane finansowe to ważna część informacji na temat biznesu. Dzięki nim można ocenić, jaki jest potencjał rozwojowy przedsiębiorstwa, czy jest ono zdolne do wdrożenia projektu inwestycyjnego, zaciągnięcia i spłaty kredytu bankowego itp.

Nie jest to jednak jedyny rodzaj danych, jakie wykorzystuje się podczas działalności gospodarczej – trzeba bowiem pamiętać, że biznes to nie tylko finanse, ale także takie kwestie jak:

• jakość kapitału intelektualnego – przedsiębiorca powinien systematycznie analizować to, jaki jest poziom wykształcenia jego pracowników (ukończone studia, kursy zawodowe itp.),
• jakość procesu produkcyjnego – aby móc to rzetelnie ocenić, wykorzystuje się np. zapisy dotyczące liczby wadliwie wytworzonych jednostek itp.,
• satysfakcja pracowników z warunków pracy panujących w danym przedsiębiorstwie – dane na ten temat można pozyskać np. poprzez regularne przeprowadzanie badań pracowniczych.

Dane rynkowe

Analiza danych finansowych przedsiębiorstwa jest niezwykle ważna, ale warto oprócz tego analizować również dane pochodzące z otoczenia rynkowego. Informacje na ten temat przygotowują organizacje branżowe, ośrodki badawcze oraz podmioty państwowe, w tym m.in. Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Oto przykładowe dane z tej kategorii:

• liczba i charakterystyka firm działających w danej branży,
• poziom osiąganych przez nie zysków.

Dane rynkowe są niezbędne do tego, by badana firma mogła poprawić swoją pozycję konkurencyjną. Z ich pomocą przedsiębiorca może ocenić, co należy zrobić, by firma mogła dostosować się do wymogów narzucanych przez otoczenie.

Dane makroekonomiczne

Niezależnie od branży działalności biznesowej oraz rozmiarów przedsiębiorstwo działa w otoczeniu, na które oddziałują zjawiska i zmiany zachodzące w gospodarce. Rozumie się przez to m.in. takie kwestie jak:

• inflacja, czyli wzrost ogólnego poziomu cen i towarów w gospodarce. Im wyższy jest poziom aktualnej oraz prognozowanej inflacji, tym bardziej może to rzutować na podejmowanie decyzji przez przedsiębiorcę, w tym w szczególności jego plany inwestycyjne czy sposób ustalania cen towarów/usług,
• stopy procentowe ustalane przez bank centralny (Narodowy Bank Polski). Poziom stóp procentowych przekłada się na koszt pozyskania kredytu, tzn. wysokość odsetek.

Dane w biznesie – dlaczego są ważne? Podsumowanie

Poprawna analiza danych jest niezbędna do tego, by móc sprawnie zarządzać prowadzonym przedsiębiorstwem. Jeśli umiejętnie podejdziemy do tego zadania, będziemy mogli ocenić, w jakiej kondycji znajduje się dana organizacja, jaki jest jej stan w porównaniu z otoczeniem oraz co należy zrobić, by móc poprawić pozycję konkurencyjną firmy.

Analiza danych biznesowych nie jest prostym zadaniem. Wymaga ona dobrej znajomości specyfiki danego biznesu, wiedzy na temat, a także – co jest równie ważne – umiejętności obsługi oprogramowania komputerowego. Jeśli jednak staniemy na wysokości zadania, możemy zyskać wiedzę na temat tego, jak funkcjonuje firma oraz co należy zrobić, by dalej ją rozwinąć.

 

Autor: Emil Zelma