Oryginał, kopia czy duplikat? Faktury VAT bez tajemnic.

Faktura VAT to jeden z podstawowych dokumentów księgowych, który kreuje zobowiązania podatkowe podatnika i stanowi dowody do rejestrowania transakcji oraz zdarzeń gospodarczych. W praktyce pojawia się jednak wiele możliwych scenariuszy, kiedy dokumenty takie giną, są niszczone, kopiowane. Czym różni się oryginał faktury od jej duplikatów? Jak prawidłowo wystawić takie dokumenty?

Postępowaniu w razie zniszczenia lub zaginięcia faktury

Ustawodawca przewidział sytuację, w której faktura może ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Opisał je w ustawie, z dnia z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020.106 tj. z dnia 2020.01.23), zwana dalej „Ustawą o VAT”. Zgodnie z art. 106l, jeżeli faktura ulega zniszczeniu lub zaginięciu, to w takim wypadku podatnik może wystawić ponownie fakturę:

• na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zwartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika lub

• zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

W przypadku nabywców określonych a art. 106d (umowa w sprawie wystawiania faktur) i 106k (nota korygująca), fakturę ponownie wystawia nabywca:

• faktura taka powinna zostać wystawiona na wniosek podatnika, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

W przypadku podmiotu określonego w art. 106c (faktura w trybie egzekucji prowadzona przez organy egzekucyjne w postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub komornik sądowy wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego):

• wystawia się fakturę na wniosek nabywcy lub dłużnika, zgodnie z danymi na fakturze będącymi w posiadaniu tego podmiotu (z art. 106c)

lub

• zgodnie z danymi będącymi w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Fakturę wystawioną ponownie (po zniszczeniu lub zaginięciu), należy oznaczyć wyrazem „DUPLIKAT„.

Papierowo czy elektronicznie – formy faktur

Zgodnie z nowelizacjami ustawy o VAT, ustawodawca zauważył konieczność umożliwienia pracy na dokumentach elektronicznych. Obecnie faktura VAT może być wystawiona tak samo w wersji papierowej, jak i w wersji elektrycznej.

Zgodnie z art. 2 pkt. 31 i 32 ustawy o VAT ustawodawca zdecydował, że definicje określi następująco:

• faktura – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

• faktura elektroniczna – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, bez konieczności ich drukowania.

Oryginał i kopia – czyli specjalne zasady do faktur

W wyjątkowych przypadkach, ustawodawca przewidział również podział na oryginały i kopie faktur. Tak dzieje się w przypadku faktury RR. Zgodnie z ustawą o VAT, podatnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowanego, powinien wystawić fakturę w dwóch egzemplarzach, która będzie dokumentować nabycie tych produktów. Oryginał faktury przekazywany jest do dostawcy. W przypadku wykorzystania faktury elektronicznej, zamiast podpisów, taka faktura powinna być opatrzona kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Natomiast przekazanie oryginału, oznacza przesłanie jej w formie elektronicznej. W przypadku innych faktur VAT, podatnik może stosować oznaczenia oryginał i kopia – nawet jeżeli nie jest to obligatoryjne, nie jest również zakazane.

---

Artykuł sponsorowany